目前，企业已经基本实现了使用财务软件进行记账，系统所记录的会计凭证编号应该是连续的。凭证为什么破号？ ？原因在于，会计人员记账后因种种原因删除了某些凭证。前面的凭证被删除了，财务软件在功能上没有实现后面的凭证递次前移，也没有实现让最新记录的凭证递补断号，被删除凭证的编号自然就成了断号。
如何避免证书中断号码？根本原则是记账时争取做到不删除凭证。欲达成此目的，一方面需要会计人员提升专业素养，同时工作更认真，避免出错；另一方面，错误发生后，不要删除凭证掩盖错误。凭证做错了，怎么改正呢？规范做法是用红字做一遍原分录，冲销错误分录的影响，然后再做一次正确的分录。
在实际工作中，大多数会计人员不愿使用红字法来纠正错误，特别是在那个月发生错误时，会计不愿自找麻烦，自食其果。有两个原因：
首先，我不愿意保留记录。一般公司的会计核算制度都会规定，做红字分录时会计人员要就错误写出书面说明，报经财务领导签字确认后方可操作。这无异于要求会计人员把错误赤裸裸地曝光给领导，估计没有哪个会计人内心愿这么做。
第二，省点麻烦。相对于做红字分录，直接删除原错误凭证更为省事。一方面少做了一份凭证，另一方面省去了向领导做解释说明。
通过这种方式，通过证书断开号的现象存在土壤，如果企业没有删除证书的禁止性要求，则该现象将长期存在。如何在技术层面上解决这个问题呢？
最简单的方法是逐个重写证书。问题在于，清理断号时往往濒临结账。如果凭证量大，改写的工作量可能会很大。比如一个月有2000份凭证，第500号凭证被删除了，等于要把501-2000号全部改正。此外，会导致之前打印出来的纸质凭证和软件系统里的凭证不匹配，编号对不上。可见，逐一手工修改凭证编号，不严谨，也不经济。
那麽，可行的方法是甚麽呢？我的建议是先填后面的号码，也就是尽早填坏的号码。但这么做有个细节要注意，需要虑及“后号”业务发生的时间，凭证附件记录的时间是否在“断号”之前。如果在之后，记账逻辑是经不起推敲的，会给人感觉会计记账时间领先于业务发生的时间。因此在选择找哪份凭证填补断号时，要做到发票和原始单据的时间不晚于凭证记录时间。
如果下列凭证不适合填写破损号码，则有可行的办法。尝试用时间因素不明显的条目填充中断的数字。换句话说，破碎的数字可以用折旧、分担成本、减值等分录来填写。这些分录一般在月底结账前记录下来，而填坏的数字对整个账户几乎没有什么影响。
虽然证书断号是一个小问题，但有时反映的是大问题。频繁删除凭单是会计基础工作的表现，有时会导致随意篡改账目，内部控制不严格。
凭证的外观切割号码不应该是，更不要说如果你不能填写断号。
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