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文/发愤的草莓


  • 如果用Word写长文时,你是不是习惯直接打开一份空白页面,然后开始敲打键盘,等到写完调整格式时,发现调整的时间比写文章耗时还多


  • 如果要将某级标题统一换成其他字体和字号时,你是不是在word里通过用手工操作的方式调整每一个标题的的格式?


  • 如果需要修改论文的末尾时,你是不是在Word里用鼠标左键按住,往下拉了好长一段距离才聚焦到想要的位置吗?


如果你没有在上面这些情境中不会感到郁闷和抓狂,我深深地佩服你。但是,有没有想过,在Word里处理长文时,你很可能用的是一种原始、粗放的做法。


所以,那些重复性的工作才特别恼人。


而实际上,我们可以让Word跑得再快一点,减少海量枯燥无谓的重复操作。尤其是你需要经常写论文、公文以及各式各样、杂七杂八的长文时。


我给出的方法是:


给Word写长文(特别是结构化长文)前“打个底妆”——做好段落样式的规划。这种方法的理念是以长远的目光来看待Word长文的未来。


一、体验打底妆的“惊艳度”


下面以幸福成长沙龙的“拆书战队”战果为例,说一下Word2007的打底妆这回事儿。


话说2015年7月份时,我倒腾了一个拆书战队的线上活动,每周战队群里按时交上作业的小伙伴,可以留在队里,并获得一份本周由群里小伙伴的拆书笔记共同构成的“战果”。


这份“战果”是在Word里制作的。因为有五六十号人,每人600字以上的内容,合在一起的内容少说都有几十页的数量级。


如果没有任何的底妆,这些拆书笔记的内容堆在一起是这样的——




不打底妆的Word,这样是见不得人的。


然后打完底妆,是这样的:




并且,这种美不是纯粹表面的美,而是由内而外散发出来的(等下你可以慢慢感受)。


这种【内在美】体现在以下四大方面——


1、批量式操作


可以瞬间改掉同级内容(标题或正文)的段落样式。


即使老板要求哪一级标题的颜色、字体、行距必须统统换掉,你再也不必一个一个去调整了。



2、灵活式跳转


配合“文档结构图”,实现轻松跳转。即使结构化的文章再长,也能瞬间跳转,到达某一章节。


当你给Word“打底妆”以后,可以点击Word菜单中的“视图”,打开“文档结构图”。


在左方文档结构图的项目点击后,右方的文本就会迅速切换对应的板块,类似超链接的作用。


另外,完工之后,还能自动生成目录。



3、快捷式移动


利用“大纲视图”,实现轻松调整段落次序。不需用鼠标长长按住选中大段文字才能移动,方便快捷。



4、永久式克隆


可以转为模板,无限次使用。以同样的格式为基础撰写其它文章,能够形成统一的风格,为将来把一系列长文集结成书做好准备。


二、实例说明打底妆这回事儿


总共四步曲

第一步:想好值得否
第二步:规划做啥样
第三步:变出快捷法
第四步:转成模板来


第一步:想好值得否


在活动开始前,作为战队队长的我琢磨着,得给这个拆书笔记战果的Word先打个底妆,也就是做好设置好段落样式的模板。


这样做的目的是,让不同战队“驾驶员”拿到这个模板后,在汇总整理每周大家的拆书笔记战果时,能够在耗时少的前提下,实现风格统一。


拆书战队活动是会持续一段时间的,所以这个模板像杠杆一样,花点时间做这个模板,对于后期效率的提高有撬动的效果,值!


对于给WORD打底妆这件事,可以先想好这个模板是有什么应用价值,如果未来有长时间的使用可能,那这个模板非常值得去做。


第二步:规划做啥样


接着,对Word的内容层次和段落样式进行一个整体的设想。


对于拆书战队的战果模板,我主要是从内容的结构,以及各层次标题和正文的样式上进行规划。


每个人的拆书笔记内容上的结构为——


基本信息:编号+姓名+阅读书目+书目作者
Step1.精彩摘录
Step2.我的思考
Step3.我的行动


我将上面第一行(基本信息)作为第1级标题,第二至四行(拆书的三步骤名称)作为第2级标题。


想要做出来的效果是——


“第1级标题”的段落样式 三号字 黑体 蓝色
“第2级标题”的段落样式 三号字 华文中宋 蓝色
另外,还有“正文”的段落样式 五号字 宋体 黑色


想好了什么类别的段落用什么样式,能够大大提高第三步的效率。


当然,如果你对字体、字号的模样敏感度不高,需要一边操作一边选择效果,也可以将第二步与第三步合并起来进行。


第三步:变出快捷法


在空白的文档上,输入三行(其实内容可以随便,这样写是为了方便你理解哪一级内容对应使用什么样的段落样式):


第1级标题
第2级标题
正文


这三行内容按照第二步预想的字号、字体和颜色,先设置好。


现在要将它们分别设为段落样式了。


以第一级标题为例,将“第一级标题”选中,右击,在菜单选择最下方的“样式”-“将所选内容保存为新快速样式”(下图)。




在出现的对话框里,将“名称”改为“第1级标题”,改名称是为了方便识别,因为Word本身存有其他样式(下图)。




再选中对话框下方的“修改”(上图第二个键),进入“根据格式设置创建新样式”对话框。


将该界面中的“后续段落样式”选为“正文缩进”(下图)。





“后续段落样式”指这个样式之后的段落的格式,比如说这一段是“标题”的样式,第二段接着的是什么样式。像“标题”类的样式,全面往往跟着的是“正文”,暂时把这一项选为“正文缩进”(缩进是指前面有空2格)。

此外,“后续段落样式” 上面还有“样式基准”,是 指将要创建的样式与哪一个相近,这样你在创建的时候就可以尽量少地修改就行了,一般系统默认为“正文”,就让它为“正文”吧。


选中左下角的“格式”-“段落”,修改“对齐方式”和“大纲级别”。


“对齐方式”可以按照你自己的设想修改,但是“大纲级别”一定要对应好喔。


如果是文档中第1级标题,要选择“1级”比较妥当(如果是正文的内容,则将“大纲级别”按照系统默认为“正文文本”即可)。




在这个界面中,还有一些行距什么的内容可以设置,你可以按照你之前的想法去设置,也可以按照默认的选项。


设好样式以后,还能不能再快一点?


当然,最最有用的一招在这里——

设定快捷键!!!!!!

设定快捷键!!!!!!

设定快捷键!!!!!!


选中上述界面左下角的“格式”-“快捷键”(上图)。


在“请按新快捷键”一栏输入你要使用的快捷操作(按你个人喜好设置),我在这里是设为“同时按下Alt和1”,再点击左下方的“指定”,再点击右下角的关闭(下图)。




上面是设置“第1级标题”的步骤了,余下的“第2级标题”和“正文”的设置是依样画葫芦,这里就不展示了。


这样以后,有什么神奇的效果呢?


当我把光标停在某行内容上,按下设好的快捷时,就会变成我预设好的效果。

比如下面这行,我要设成“第1行标题”样式的效果,

基本信息:编号+姓名+阅读书目+书目作者


把光标放在这一行上,然后按下我设的快捷键ALT+1,立刻就变成了“三号字、黑体、蓝色”这种标题的段落样式(见证奇迹的时刻在下图)。




第四步:转成模板来


在前三步的基础,我将这个文档另存为Word模板(dotx格式)。以后,这个模板就可以反复使用了。


如果我看到文档A的段落样式特别喜欢,有什么方法复制给文档B吗?


当然有!


方法是Word“开始”-选项卡-“样式组”(右下角处)“对话框启动器”,弹出“样式”窗格。


在这个空格下方第3个钮为“(样式)管理器”,点击后找到“导入/导出”按钮,按照弹出的对话框进行操作就可以了。



以前,你没有试过给Word“打底妆”,可能也没觉得有什么;


一旦你试过,就会觉得“不打底”不行。


我相信,“打底妆”的Word能够极大地提高效率,为你的大脑腾出的时间,去做更多的创造性的事情。


最起码,这种做法能让你的结构化长文结构突出、重点明显,而且也赏心悦目一些。


另外,悄悄地告诉你喔,这样的“打底妆”的Word文档占的空间会小一点。


如果这种方法给你的工作和生活带来改变,请记得告诉我,或者和其他人分享你的心得和喜悦。


关于作者

发愤的草莓





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请给你的Word“打底妆” | 让Word跑快些系列